Dokumentenmanagement kennt nicht nur Ordner oder Metadaten. Dokumentenmappen oder Document Sets eignen sich für viele Anwendungsfälle, in denen verschiedene Dokumente zu einer Akte zusammengefasst werden sollen…

Wie können Dateiablagen in SharePoint organisiert werden? Ordnerstrukturen sind in vielen Anwendungsfällen zu starr und die Pflege von Metadaten verlangt viel, manchmal zu viel Disziplin von den Usern. Mit Dokumentenmappen bzw. Document Sets gibt es nun aber auch in SharePoint Online einen dritten Weg zur Organisation von Dokumentablagen und das Dokumentenmanagement. Im Video zeige ich einen detaillierten Usecase für Dokumentenmappen aus dem Immobilien- bzw. Portfoliomanagement. Dabei werden die wichtigsten Fragen rund um Dokumentenmappen beatwortet: Wann sollten Dokumentenmappen eingesetzt werden. Welche Vorteile haben Dokumentenmappen gegenüber Ordnern oder Metadaten. Wie werden Dokumentenmappen in SharePoint aktiviert und eingerichtet. Im ersten Teil der Demo starte ich mit der Anwenderperspektive, wir legen eine neue Dokumentenmappe an. Dabei zeige ich, dass eine Dokumentenmappe wie ein Aktendeckel funktioniert, über den verschiedene Metadaten an die enthaltenen Dokumente vererbt werden können und über die Metadatensynchronisierung auch gepflegt werden können. Zusätzlich ist zu sehen, wie in einer Dokumentenmappe Dokumentvorlagen bereitgestellt werden können. Im Anschluß zeige ich auch noch die Versionserfassung über ein gesamtes Document Set, was eine erhebliche Arbeitserleichtung in Compliance relevanten Anwendungsfällen sein kann. Im administrativen Teil der Demo sind dann die Voraussetzungen für die Nutzung von Dokumentenmappen zu sehen. Dazu gehört die Aktivierung der Dokumentenmappen in den Websitefeatures, die Konfiguration von Bibliotheken zur Nutzung von Inhaltstypen und die Konfiguration des Dokumentenmappen Inhaltstyps. Dokumentenmappen eignen sich immer dann besonders gut, wenn eine Gruppe von Dokumenten gleiche Eigenschaften haben, also sich alle auf das gleiche Projekt, den gleichen Auftrag oder andere konstante Eigenschaften beziehen. Im Usecase aus dem Immobilienmanagement und Immobilienbewirtschaftung sind das die Dimensionen Mieter, Eigentümer, Liegenschaft und Mietobjekt. Aus diesen Dimensionen ergibt sich dann die Aktenstrukur. Damit lassen sich in SharePoint Online die wesentlichen Funktionen eines DMS bzw. Dokumentenmanagementsystems realisieren.