SharePoint-Seitenstruktur: Skalierbare Konzepte für Unternehmen

Einleitung

Die Migration von Dateien vom klassischen Fileserver zu Microsoft 365 und SharePoint Online bietet enorme Chancen für die Zusammenarbeit. Doch ohne einen klaren Bauplan führt der Umzug oft zu Chaos.

1. Ausgangslage & Herausforderungen

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, gewachsene Ordnerstrukturen blind zu kopieren. Dabei treten typische Probleme auf:

• Unklare Verantwortlichkeiten: Wer darf Ordner erstellen oder Berechtigungen vergeben?
• Wildwuchs: Dokumente werden unkontrolliert geteilt, was die Compliance gefährdet.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Die Struktur passt heute, ist aber in kurzer Zeit bereits unübersichtlich.

2. Vorgehen: Die strategische Soll-Struktur

Anstatt jede Abteilung individuell “basteln” zu lassen, empfehle ich einen standardisierten Planungsansatz.

Der Blueprint für jede Abteilung:

1. SharePoint-Hubseite: Das zentrale Portal für die Kommunikation und News.
2. Interner Bereich: Ein geschützter Dokumentenspeicher exklusiv für Abteilungsmitglieder.
3. Kollaborations-Share: Dedizierte Bibliotheken für den abteilungsübergreifenden Austausch.